बैठक में अपर कलेक्टर रोशन राय सहित शिक्षा, कृषि एवं स्वास्थ्य विभाग के जिला अधिकारी भी उपस्थित थे। सेवानिवृत्त कर्मचारी संघ के प्रतिनिधियों के साथ-साथ विभिन्न कर्मचारी संगठनों के पदाधिकारियों ने आश्वस्त किया कि वे आगे आकर इस कार्य में पूर्ण सहयोग करेंगे। उन्होंने बताया कि वे स्वयं फॉर्म भरने के साथ अपने परिवार के सदस्यों, संगठन के सदस्यों और आसपास के नागरिकों को भी फॉर्म भरवाने में मदद करेंगे।
कलेक्टर वर्मा ने सभी शासकीय विभागों के अधिकारियों को निर्देशित किया कि वे अपने विभाग के अधीनस्थ अधिकारी-कर्मचारियों से भी फॉर्म भरवाएँ और उन्हें प्रेरित करें कि वे अपने परिवार के सदस्यों व पड़ोसियों को भी इस प्रक्रिया से जोड़ें। उन्होंने कहा कि प्रत्येक कर्मचारी की सक्रिय भागीदारी इस महत्वपूर्ण निर्वाचन कार्य को सफल बनाने में निर्णायक साबित होगी।